Kennen Sie das: Eigentlich wollen Sie nur ein praktisches Auto kaufen, um klimafreundlich, günstig und bequem von A nach B zu kommen. Sie machen sich im Internet auf die Suche. Zahlreiche Hersteller haben (inzwischen) ziemlich viele Modelle im Angebot. Also vergleichen Sie die: Welche Technik, was für eine Ausstattung? Vielleicht entscheiden Sie sich vielleicht sogar relativ schnell für ein Modell und konfigurieren Ihr Wunsch-Auto. Head-up Display? Hört sich gut an! Glasdach? Her damit! Anti-bakterielle und anti-virale Oberflächen-Beschichtung? Must have!
Und dann dann werfen Sie einen Blick auf den Preis und der Schreck fährt Ihnen in die Glieder: Doppelt so hoch wie das eingeplante Budget. Ähnliche Erfahrungen macht manche Projektleitung, die mit Konzeption und Einkauf eines Systems für die strategische Kommunikationsplanung und -steuerung beauftragt ist. Wenn die Anforderungen aller beteiligten Abteilungen und Akteure abgefragt sind, kommt in der Regel eine endlos lange Liste der Marke „Wünsch Dir was!“ in der Variante „Eierlegende Wollmilchsau“ heraus. Wir haben kürzlich eine Ausschreibung von mehr als 120 Positionen erhalten.
Doch damit ist es in der Regel nicht getan. Denn nun kommt die IT des jeweiligen Unternehmens bzw. der jeweiligen Organisation ins Spiel. Die hat – zu Recht! – ganz eigene wichtige Anforderungen, Stichworte Sicherheit/Cloud, Verfügbarkeit, Software-Basis. Da wächst die Anforderungsliste schnell mal um 50 bis 80 weitere Positionen. Die ganz speziellen Anforderungen der Einkaufsabteilung würden an dieser Stelle den Rahmen sprengen.
Der auf die Digitalisierung von Kommunikation spezialisierte Experte Dr. Jörg Wilmes hat sich mit diesem Thema intensiv befasst und eine sehr hilfreiche „Checkliste zur Auswahl eine Kommunikationsplanungstools“ erarbeitet. Mit dieser Checkliste lässt sich sehr gut prüfen, welche Anforderungen es gibt und welche davon hohe Priorität haben – und was eher „nice to have“ ist. Wir haben ergänzend dazu einen „Status-Check“ erarbeitet, der zusätzliche Orientierung bietet. Diese Orientierung ist deshalb so wichtig, weil man sonst schnell in der „Komplexitäts-Falle“ landet: Das erwünschte System soll alles können („mit Glasdach, antibakteriell und Head-up Display“), aber gleichzeitig übersichtlich und „nicht zu kompliziert“ sein.
Das sind angemessene Forderungen. Das Problem besteht darin, dass nicht alle Anwender ein Glasdach wollen. Andere wissen nicht, was ein Head-up Display ist und wozu man das gut gebrauchen kann. Und einige Wenige bekämpfen Viren und Bakterien vorwiegend mit Alkohol. Alle gemeinsam verbünden sich erfahrungsgemäß gerne mal, um die Einführung eines neuen Systems grundsätzlich in Frage zu stellen. Lassen Sie es am besten nicht so weit kommen. Vermeiden Sie offene interne Abfragen, die zu „Wünsch Dir was!“-Listen führen. Fragen Sie vielmehr: Was wird tatsächlich gebraucht und was ist wirklich wichtig? Und vielleicht braucht es ist am Ende ja doch kein Glasdach.
