In „newsroom“ haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu Aktivitäten und Events zu erstellen. Neue Aufgaben lassen sich individuell für jede Aktivität und für jedes Event an jeden „Owner“ bzw. „Co-Owner“ vergeben. „Owner“ und „Co-Owner“ können sich gegenseitig Aufgaben zuweisen, Editor-in-Chiefs können „Ownern“ und „Co-Ownern“ Aufgaben zuweisen, auch wenn Sie selbst kein „Owner“ bzw. „Co-Owner“ sind.
Klicken Sie dazu in der Kalender-Ansicht auf die Aktivität oder das Event, für das Sie eine Aufgabe erstellen möchten. Klicken Sie nun in der Detailansicht auf „neue Aufgabe erstellen“. Es öffnet sich ein Formular, in das Sie die relevanten Informationen eingeben und abspeichern können. Angelegte Aufgaben lassen sich mit einem Klick auf das Stiftsymbol rechts außen neben der Aufgabenbezeichnung öffnen und bearbeiten.
Das Formular zum Anlegen einer Aufgabe enthält folgende Felder:
- Titel der Aufgabe*
- Wer soll die Aufgabe erledigen?*
- Erledigungsfrist*
- Aufgabenbeschreibung
- Notizen (können erst nach erfolgreichem Anlegen der Aufgabe eingegeben werden und müssen separat mit „Speichern“ gespeichert werden)
Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Der in der Aufgabe eingetragene „Owner“ erhält eine Information in „newsroom“ über die neue Aufgabe bzw. Änderungen am Status der von Ihnen an andere Nutzer vergebenen Aufgaben. Wenn dieser in seinen persönlichen Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält der zusätzlich eine Information per E-Mail. Sie können den Status der Aufgabe jeweils im Formular von „neu“ (rot) auf „abgerochen“ (grau), „in Arbeit“ (gelb) oder „fertig“ (grün) ändern. Der Farb-Code wird jeweils in allen Ansichten zur Aufgabe angezeigt.
Die E-Mail-Benachrichtigungen, d. h. Absender und Signatur, lassen sich jeweils individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Sie enthalten entsprechend Informationen und einen Link zur Aufgabe:
