Dokumentation

„Studio“ ist ab 39,90 Euro pro Nutzer/in und Monat zu haben. Beispiel: Drei Nutzer/innen kosten 119,70 pro Monat oder 1.436,40 Euro im Jahr – inkl. Server mit 1GB Speicher und Software-Updates. Für diesen Preis gibt es kein vergleichbares Angebot.

„Atelier“ ist ab 69,90 Euro pro Nutzer/in und Monat zu bekommen. Beispiel: Für 10 Nutzer/innen werden 699 Euro pro Monat oder 8.388 Euro im Jahr abgerufen – inkl. Server mit 5 GB Speicher und Programm-Updates. Diese Summe rechnet sich sehr schnell, indem z. B. durch hohe Transparenz Doppelarbeit und aufwendige Feuerwehreinsätze vermieden werden.

„Campus“ weist 99,90 Euro pro Nutzer/in und Monat aus. Beispiel: Für 35 Nutzer/innen werden 3.496,50 Euro pro Monat oder 41.958 Euro im Jahr berechnet – inkl. Server mit 25 GB Speicher, Programm-Updates, SSO-Option, individueller Schnittstellenanbindung und 24 Beratungs- und Trainingsstunden im Jahr. Dieser Preis entspricht weniger als eine durchschnittliche bezahlte Position im Kommunikationsmanagement.

Darüber hinaus bieten wir für sehr große Kommunikations-Abteilungen individuelle Lösungen an. Beispiel: Ein international aufgestellter Konzern will newsroom auf einem eigenen Server hosten, SSO („single sign-on“) aktivieren, diverse Schnittstellen zu Content-Management-Systemen (CMS) und Social-Media-Kanälen anlegen. Es sind mehr als 100 Nutzerinnen und Nutzer im System aktiv. In diesem Fall können die Kosten im Dauerbetrieb trotz umfassender und anspruchsvoller Individualisierung im Rahmen des „Campus“-Preismodells bleiben.  

Nein, newsroom wird ausschließlich über ein Lizenzmodell zur Verfügung gestellt. So lässt sich newsroom am besten mit einem hohen Maß an Flexibilität individuell einsetzen und der Wartungsaufwand für den Kunden entfällt.

Die externen Hosting-Kosten ja, die Kosten für ein internes Hosting können es naturgemäß nicht sein. Im Falle eines internen Hostings bleibt die Lizenzgebühr unverändert. Das im Preis inbegriffene Speichervolumen variert je nach Variante.

In der Regel haben unseren Kunden mit den IT- und Einkaufsabteilungen abgestimmte Standard-Verträge, über die die Nutzung von newsroom geregelt ist. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, können wir Ihnen gerne unser Vertragsmuster verwenden.

Die Regelvertragslaufzeit beträgt ein Jahr, die sich ohne fristgerechte Kündigung um jeweils ein Jahr verlängert. Bei den Varianten „Atelier“ und „Campus“ sind gesonderte Absprachen und bei längerfristiger Vertragslaufzeit auch Preisnachlässe möglich.

In der Regel definieren wir diese individuell mit jedem Kunden. Als Standard bieten wir einen Mail-Support an, der innerhalb eines Arbeitstages Fragen beantwort. In der Version „Campus“ kommt ein Chat-System hinzu, das werktäglich zu den Bürozeiten 09.00 bis 17.00 Uhr zur Verfügung steht. Bei individuellen Varianten ist auch die Einbettung in ein Helpdesk-System des Kunden möglich. 

Ja, diese senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu. Wir können alternativ eine entsprechende Vereinbarung Ihres Unternehmens unterzeichnen.

Nein, newsroom ist web-basiert und kann über jeden gängigen Web-Browser (z. B. Edge, Chrome, Firefox) genutzt werden.

Ja, allerdings nur in einer individuellen Variante. Sprechen Sie uns einfach an, wir finden gemeinsam eine Lösung.

Ja, allerdings grundsätzlich nur ab der Variante „Atelier“.

Wir können eine SSO-Lösung mit MS Azure oder einer Custom IdP anbieten. Bitte sprechen Sie uns dazu einfach an. Dann klären wir die Details und erstellen Ihnen ein Angebot. 

Ja. newsroom ist prinzipiell auf hohe Transparenz von Planung und Inhalten für alle Nutzer ausgelegt, bietet aber gleichzeitig eine klare Rechtestruktur. Diese wird über sechs „Rollen“ abgebildet:

• Der „Administrator“ hat vollen Zugriff auf das gesamte System (inkl. Backend) und alle Daten. Diese Rolle steht nur dem Entwickler-Team bei Enodia Software bzw. der Kundenbetreuung durch media.works zur Verfügung
• „Editor-in-Chiefs“ (Chef vom Dienst/CvD) haben Zugriffsrechte auf alle für die Steuerung von newsroom relevanten Funktionen im Backend (z. B. Einträge in die Tag-Liste, Abbildung der Orga-Struktur, Nutzer-Profile, Event- und Aktivitätstypen) sowie alle Funktionen im operativen Betrieb (z. B. Anlegen neuer Themen, Aktivitäten, Zuweisung von Aufgaben an „Owner“).
• „Editoren“ haben Zugriff auf die eigenen Profileinstellungen sowie eigene Aufgaben. Ein Editor kann z. B. neue Aktivitäten und Events anlegen und diese bearbeiten, aber keine neuen Tags oder Themen anlegen oder anderen „Ownern“ Aufgaben zuweisen.
• Ein „Vistor“ hat ausschließlich Leserechte im System.
• Ein „Experte“ ist nur im Produktionsmodul creator4newsroom einsetzbar.
• Ein „Übersetzer“ ist nur im Produktionsmodul creator4newsroom einsetzbar.

Ja. Dabei nutzen wir das newsroom-Prinzip, dass jedem Thema ein oder mehrere „Owner“ zugeordnet sein müssen. Ein Klick in die Selektion „Vertraulich“ macht das Thema sowie die dazugehörigen Kampagnen, Aktivitäen und Events nur für die festgelegten „Owner“ sichtbar – alle anderen wissen nicht, dass es das Thema und seine kampagnen, Aktivitäten und Events gibt. Diese Funktion steht nur in individuellen Varianten zur Verfügung.

Wir bieten newsroom standardmäßig in deutscher und englischer Sprache an. Weitere Sprachen können in individuellen Versionen auf Anfrage implementiert werden.

Ja. Mit newsroom lassen sich beliebig viele Formen von Inhalten („Aktivitäts-Typen“) planen und ab Variante „Atelier“ mit dem integrierten Produktionsmodul creator4newsroom produzieren. Für die Produktion von Inhalten konnen indivdiduelle Templates angelegt und genutzt werden. 

Ja. Im Produktionsmodul creator4newsroom können sowohl Nutzer/innen von newsroom als auch „Experten“ zur Prüfung von Inhalten z. B. bei Technik- oder Finanzangaben sowie verwendeten Zitaten bzw. zur Mitarbeit am Inhalt einer Aktivität bzw. Freigabe eingeladen werden.

Ja, mit dem integrierten Produktionsmodul creator4newsroom. Die Standard-Schnittstellen umfassen z. B.  Swat.io und beekeeper. Weitere Schnittstellen können auf Anfrage programmiert werden (ab Variante „Campus“). creator4newsroom verfügt über eine Word-Exportfunktion.

newsroom verfügt in allen Varianten über eine Statusauswahl und -anzeige. Es gibt drei Prozessgruppen: „Start“, „Edit“, „Finish“. Diese können individuell pro Gruppe zwei Prozessschritte und Farbcodes erweitert werden, z. B.: „Vorschlag für Konferenz“, „Vorschlag akzeptiert“, „In Arbeit“, „1. Abstimmung“, „GF-Abstimmung“ „Prefinal“, „Final“, „Fertig“. Entsprechend zeigt newsroom den aktuellen Status mit entsprechendem Farbcode zu jedem Thema, jeder Kampagne, jeder Aktivität und jedem Event sowie bei allen Aufgaben an. So wird auf einen Blick sichtbar, wo noch was „hakt“ oder ob alles auf „Grün“ steht.  

creator4newsroom verfügt über eigenen Prozess-Stufen, die die üblichen Produktionsschritte aus Inhaltserstellung, Überarbeitung, Prüfung, Freigabe, Übersetzung und Publikation umfassen. Diese werden in newsroom im Bereich Aktivitäten 1:1 abgebildet. 

Ja. newsroom verfügt ab der Variante „Atelier“ über eine Exportfunktion zu MS-Outlook.

newsroom bietet verschiedene Informationswege an:

An jede Aktivität können Kommentare in einer Art „Chatfunktion“ angehängt werden.

Außerdem ist in newsroon ein „notification“-Tool integriert, mit dem alle für den jeweiligen Nutzer individuell relevanten Informationen angezeigt werden – z. B. neue Aufgaben, Änderungen an bestehenden Aktivitäten, neue Kommentare, Status-Änderungen etc.

Außerdem lassen sich per individueller Eintsellung zu allen Informationsformen auch Benachrichtigungen per E-Mail aktivieren. 

uf den von uns gehosteten newsroom-Varianten ist dies problemlos möglich – so lassen sich z. B. Mitarbeiter beauftragter PR-Agenturen als „Editoren“ oder Übersetzungs-Dienstleister als „Übersetzer“ nahtlos einbinden. Bei von Kunden selbst gehosteten newsroom-Varianten kann die Einbindung externer Nutzer aufgrund von Firewall-Einstellungen problematisch sein. In beiden Fällen em,pfehlen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

newsroom ist so konzeptioniert, dass jede Nutzergruppe das System auch ohne spezielle Vorkenntnisse einrichten kann. Aber selbstverständlich unterstützt das newsroom-Team von media.works Sie bei der Einrichtung.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein eintägiger Praxisworkshop mit bis zu zehn Teilnehmern der effizienteste Weg ist, um die jeweilige newsroom-Variante optimal an die Prozesse und Arbeitsabläufe der jeweiligen Organisation anzupassen.

newsroom ist so konzeptioniert, dass Nutzer sich ohne spezielle Vorkenntnisse  schnell orientieren und sofort loslegen können. Unser Credo ist: „Sie können in newsroom nichts falsch machen!“ Aber selbstverständlich bieten wir newsroom-Web-Schulungen sowie Trainings-Sessions Online oder vor Ort an. Sprechen Sie uns einfach darauf an.

Ab newsroom-Variante „Campus“ ist eine Chat-Funktion integriert, über den Nutzerinnen und Nutzer das media.works-Team arbeitstäglich zwischen 09.00 und 17.00 Uhr erreichen können, um Fragen direkt zu klären. In der Varianten „Atelier“ bietet wir einen Support per E-Mail an. Integration in Helpdesk-Supportsysteme sind individuell möglich. Sprechen Sie uns einfach an, welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist!

Ja. Kleinere Updates werden im 2-wöchigen Rhythmus eingespielt. Größere Updates, die zum Beispiel neue Funktionalitäten für die User enthalten, werden in einem mit unseren Kunden abgestimmten Zeitraum eingespielt.

Der Zugang zu newsroom erfolgt über einen verschlüsselten Kanal (https) und über eine Zugangskontrolle (Benutzername/Passwort). newsroom schreibt jeden fehlgeschlagenen Versuch eines Logins in ein Logfile. Kommt es zu wiederholten fehlgeschlagenen Login-Versuchen bei einem gültigen Benutzernamen bzw. Account, wird nach dem fünften Versuch der Account für eine Zeitspanne von fünf Minuten deaktiviert und der Administrator informiert.

Zudem kommen die technischen und organisatorischen Maßnahmen des von uns eingesetzten deutschen TÜV-geprüften Rechenzentrums zum Tragen.

newsroom bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an, deren Aktivierung b zw. Nutzung wir dringend empfehlen.          

Die Datensicherung erfolgt kontinuierlich mit Voll-Backups. Die Sicherung wird jeweils doppelt abgelegt. Wenn es hier von Kundenseite weitere Anforderungen gibt, lassen sich diese einrichten.
Vom Server wird alle 24 Stunden ein Voll-Backup erstellt.
newsroom-Instanz: Zusätzlich werden Voll-Backups der Datenbank erstellt, bevor Updates eingespielt werden. In Absprache mit dem Kunden können weitere Backups erstellt werden.

Die Backups werden an einem sicheren, ausgelagerten Ort aufbewahrt. Die Backups sind online von überall verfügbar. Ein Restore ist über uns bzw. das Rechenzentrum zu den üblichen Betriebszeiten möglich.

Dies ist abhängig von der Ursache des Serverausfalls, sodass wir hier keine konkrete Aussage treffen können. Sollten Sie hierzu erweiterten Informationsbedarf haben, sprechen Sie uns gerne an und wir klären Ihre Fragen gemeinsam mit dem Anbieter des von uns eingesetzten Rechenzentrums.

Systemintern: Bis zum Beginn des Systems zurück verfolgbar (Archivfunktion)
Die Server-Backups sind jeweils 14 Tage zurück verfügbar.

Die in newsroom gespeicherten Daten liegen auf Servern in einem deutschen TÜV-geprüften Rechenzentrum bzw. in einem vom jeweiligen Kunden benannten Rechenzentrum. Dementsprechend gelten Verfügbarkeitsniveaus nahe 100 Prozent; zudem ist die Anbindung an mehrere Netzwerkknoten sichergestellt. Wird ein internes Hosting angestrebt, greifen die mit dem jeweiligen Kunden abgestimmten bzw. beauftragten SLA-Zeiten.

Ja.

Die Verfügbarkeit liegt bei 99,9%.

Nein. Einmal gelöschte Einträge sind von Nutzer/innen nicht wiederherstellbar. Dies ist aber in individuellen Varianten im Einzelfall auf Anfrage möglich. 

Auf dem Server: Aktuell haben wir für die Variante „Studio“ 1 GB als Volumenbegrenzung definiert, für die Variante „Atelier“ 10 GB und für die Variante „Campus 50 GB. Dies kann in Absprache mit dem Kunden gerne individuell angepasst werden.
Systemintern: 5MB pro Datei, die zu Aktivitäten hochgeladen werden können. Auch diese Dateigröße kann nach Absprache individuell angepasst werden.

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung bei Erreichung von 80%. Der Zukauf von Datenvolumen ist auf Anfrage möglich.

Wir benötigen dafür den (üblichen) Zugang zur Administrierung des Servers, um Updates aufzuspielen. Zugriffe erfolgen von statischen IP-Adressen und können so mit entsprechenden Firewall-Regeln erlaubt werden. Im Idealfall erhalten wir dazu eine VPN-Verbindung, um auch im Supportfall auf die Applikation zugreifreifen zu können.

MySQL Server und PHP ab Version 7.2.

Bei einem „on-premises Hosting“ müssen die IP-Adressen von media.works und dem Update- & Lizenzserver freigegeben werden, Ports 22 / 443 (SSH Zugriff und HTTPS).

Wir empfehlen:
• Arbeitsspeicher: 16 GB RAM
• Festplatte: 10 GB HDD
• Prozessor: aktuelle Generation, z. B. Intel Quad Core Xeon E5
• Monitore: Full-HD-Auflösung

newsroom kann in den gängigen Internetbrowsern, d. h. Safari, Chrome, Firefox, Explorer und Edge – jeweils in den aktuellen Versionen –, genutzt werden.

Auf den Clients wird keine zusätzlich installierte Software benötigt.

2-Faktor-Authentifizierung ist in allen Varianten enthalten.

Es ist grundsätzlich möglich, jedes System an newsroom anzubinden, da newsroom in der Regel das „führende“ System ist. Als API bieten wir SOAP und WSDL an. Standardschnittstellen stehen z. B. zur Mitarbeiter-App Beekeeper und zu dpa-Agenda zur Verfügung.

Ja.

Bis zur Löschung der Datenbank.

Der Zugriff auf newsroom ist ausschließlich mit einem personalisierter Log-In möglich. Nutzer können dabei ausschließlich von einem Administrator angelegt werden. Zudem werden Ihnen entsprechende Berechtigungen zugewiesen. Nur Administratoren haben Zugriff auf das User-Verzeichnis.

Ja. Wir haben bei uns ein entsprechendes Datenschutz-Managementsystem aufgebaut, das unter anderem eine allgemeine Datenschutz-Richtlinie enthält.

Wir haben eine umfangreiche Liste mit unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen zusammengestellt. Auf Anfrage stellen wir Ihnen diese gerne zur Verfügung.

In newsroom gibt es die Rollen Administrator, Editor-in-Chief, Editor und Visitor sowie im produktionsbereich Experten und Übersetzer. Administratoren von Enodia Software und media.works haben vollen Zugriff auf das Backend des Systems. Ein Editor-in-Chief kann alle für die Steuerung der Tagesarbeit und organisatorischen Strukturen nötigen Änderungen im Backend vornehmen. Editoren haben im Backend lediglich Zugriff auf ihr jeweiliges Nutzerprofil. Experten und Übersetzer haben lediglich Zugriff auf ihr jeweiliges Nutzerprofil und die ihnen übertragenen Aufgaben, sie können keinerlei Planungsdaten im System sehen. 

Durch den personalisierten Login ist sichergestellt, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf newsroom haben. Zudem werden jedem User jeweils mit seiner Rolle im System entsprechende Berechtigung zugewiesen. Diese können durch eine Zuordnung zu einer Unit oder einem Markt weiter eingeschränkt werden. Diese Einstellungen werden zentral durch einen Administrator verwaltet.

Durch den personalisierten Login ist sichergestellt, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf newsroom haben. Die User werden zentral von einem Administrator oder je nach Kundenbedarf auch Editor-in-Chief angelegt und verwaltet. Darüber hinaus kann ein Editor-in-Chief Themen, Events, Aktivitäten im Frontend und Strukturinformationen wie Units, Tags, Märkte, Sprachen etc. im Backend ändern oder löschen. Editoren können lediglich die Themen, Events oder Aktivitäten ändern oder löschen, bei den Sie als „Owner“ eingetragen sind und damit entsprechende Rechte erhalten haben.

Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Ja, mittels SSL-Verschlüsselung.

Ja, nach Beendigung des Vertrages erlauben wir für drei Monate den weiteren Zugriff auf das System. Es können dann aber keine Daten mehr eingetragen, bearbeitet oder gelöscht werden (nur lesender Zugriff). Datenexporte sind z. B. per Excel oder Word möglich. Nach Ablauf der drei Monate wird der Datenbestand entsprechend der Datenschutz-Richtlinien unwiderruflich vernichtet, inklusive der Backups (soweit technisch möglich).

Grundsätzlich können alle Daten migriert werden. Einschränkungen kann es bei der Abbildung von verschiedenen Bearbeitungsvarianten von Inhalten (Versionierung) geben. Die Inhalte an sich sind aber alle in ein Standard-Datenbankformat (z. B. Excel) bzw. als Content-Dateien (z. B. Word) exportierbar. Der jeweilige Kunde ist und bleibt Eigentümer der Daten. media.works stellt durch newsroom die Applikation zur Datenbearbeitung bereit.

Gerne sind wir bereit, Sie bei einem entsprechenden Audit zu unterstützen.